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Excelで複数シートを選択(作業グループ)してPDFプリンターで印刷してPDF化しようとすると印刷ダイアログが何度か出ていくつかのPDFファイルに分割されてしまう場合があります。

1.原因

各々のシートのページ設定の「印刷品質」が異なるのが原因です。 

 

2.対処法その1-1 : ページ設定を一括変更

原因を取り除けばよいので、各々のシートの「印刷品質」を統一します。このときページ設定画面を開くときにリボンの「ページレイアウト」から「ページ設定」タブの右下の小さなアイコンをクリックして表示させると作業グループを一括で変更できます。※クィックアクセスツールバーに「ページ設定」アイコンを置いて、こちらから開くとあくまでもアクティブシート(現在表示されているシート)のみの設定にしかなりません。

3.対処法その1-2 : ページ設定を一括変更(VBA)

上記をVBA化したもの。念のための掲載。

Sub Set600DPI()
    ' *** 選択シートのDPIを600dpiに統一する ***
    Dim SelShts As Object
    For Each SelShts In ActiveWindow.SelectedSheets
        SelShts.PageSetup.PrintQuality = 600
    Next Sht
End Sub

4.対処法その2 : Excel内蔵のPDF発行を使ってPDF化する

「名前を付けて保存」からPDF形式を選択するか、「PDFまたはXPSの発行」ボタンでPDFを発行します。オプションで発行対象が「選択シート」になっていることを確認して下さい。

この方法でPDF化した場合は、対処法1のページ設定の変更は行わなくてもよいのです。

「リボンのユーザー設定」または「クイックアクセスツールバーのユーザー設定」から、「PDFまたはXPS形式で発行」ボタンを追加します。

ボタンをクリックすると、デフォルトで「PDF形式で発行する」ダイアログが出てきます。

オプションはこんな感じ。PDFのしおりは「見出し(スタイル適用)」または「Wordブックマーク」から作成することが可能です。

先日ワンクリックでPDF化するマクロを組みましたが、このボタンで通常は十分でしょうね。

 

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